就活が始まると、誰しも初めて書くことになるであろう「就活メール」。どんな書き方をすればよいか、マナーはどんな点を気をつければよいのか、件名、宛名、時間帯、署名は・・?

悩みや不安は様々あるでしょう。本稿では、そんな就活メールを初めて書くあなたへ絶対に抑えるべき4つのポイントを紹介します。これをご覧いただき、すぐにメールを打てるようになっていただければ幸いです。

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就活メールの大原則:社会人には時間がない!

社会人はメールを見た際に、すぐに対応する必要のあるもの・ないもの・後で見るもの・消すものを瞬時に判断しています。というのも、社会人は会議・お客様先回り・書類作成と様々な業務に時間を割いており、いちいちメールチェックに時間を割いていることが出来ないからです。メールのチェックに割ける時間帯は朝・夕それぞれで10分から15分ほどしかないです。従って、あなたのメールを見る社会人には時間がないということを念頭に入れましょう。

社会人は数秒でメールの件名や文面を見て、対応について判断を下しています。特に外資系企業の場合ですと、返信する必要のないメールはそのままゴミ箱に行ってしまい、読まれず連絡が取れないというケースもあるので注意が必要です。

 例文で見る「就活メール」4つのポイント

では、どのようなメールが社会人にも読まれ、マナーとしても適切になっているか、以下の例文でまとめてみましたので御覧ください。重要なポイントは、

(1)何の用件か明示
(2)誰宛のメールか明示
(3)自分が何者でどんな趣旨のメールか明示
(4)分かりやすく箇条書きを使用

の4点になります。
では、以下の例文を見てみましょう(赤字が必ず押さえるポイントとなっています。)

件名:(1)【ご依頼】OBOG訪問日程調整の件
(2)○○株式会社
○○部
◇◇◇ 様

突然のメール失礼致します。
(3)私、○○○大学■■学部の○○○と申します。

(1)この度は新卒就職活動に係るOBOG訪問のお願いのためにメール致しました。

現在2018年新卒として就職活動を行っており、貴社を第一志望として考えております。
そこで、ご多用中のところ大変恐縮ではございますが、OB訪問で仕事の醍醐味・職務内容等をお聞かせ願いたく存じます。

突然で大変恐縮ではございますが、(4)以下日程で◇◇◇様のご都合のよい日程を賜れれば幸いです。
1時間ほど賜りたく何卒ご検討宜しくお願い致します。

=======================
11月15日(水)12:00~18:00の間
11月16日(木)12:00~18:00の間
11月17日(金)12:00~18:00の間
=======================

重ね重ねになりますが、何卒ご検討宜しくお願い申し上げます。

(3)=========================
○○大学 ◇◇学部
就活太郎(Taro Syukatsu)
090-1111-2222(mobile)
PC syukatsu.taro@ac.jp
Mobile syukatsu.taro@ac.jp
=========================

就活メール必見ポイント(1):何の用件か件名の明示

就活メールの件名は具体的に

まず、件名は必ず具体的に相手が用件をイメージできるように書き出しましょう。読むだけでどんなメールなのかイメージ出来ることが重要です。従って、イメージが出来なくなるような以下の文例はNGです。

【NG文例】

こんにちは はじめまして
OB訪問について ○○大学■◇

【分かりやすい文例】

  OB訪問日程調整のお願い 【お詫び】説明会欠席の件
【OB訪問依頼】日程調整の件 【御礼】先日のOB訪問の件

メールの書き出しで趣旨を明示

そして、メールの書き出しでも何のためのメールなのか、どんな用があってメールしているのか明示しましょう。社会人はまずメールの見出しを見て、どんなメールなのか判断します。ここで日程調整なのか、履歴書の添削なのか、どんなメールなのかを判断します。だらだらと季節の挨拶や回りくどい自己紹介を書いてしまうのはNGです。

【分かりやすい文例】

本日はOB訪問の日程調整のお願いのためメール致しました。
本日は先日開催の説明会欠席のお詫びのためメール致しました。
本日はエントリーシート添削依頼のためメール致しました。

就活メール必見ポイント(2)誰宛のメールか宛名を明示

メールの一番最初は誰宛なのか企業名・相手のお名前を明示

文頭では、必ずどなたにメールしているのか明示してください。「これは私宛のメールではないな。」と思われてしまったらメールの内容を読んでもらえないからです。必ず会社名・所属部署・相手のお名前を文頭に入れてメールを書いてください。所属部署が不明な場合は会社名・お名前を書いてください。

就活メール必見ポイント(3):自分が何者でどんな趣旨のメールか明示

大学名・氏名は必須

誰宛にメールしているか明示した後は、自分が何者なのか大学名・氏名を書いて明示しましょう。友達や家族にメールするように自己紹介無しにメールしてしまうと、メールをもらっている社会人としては誰か分からない人からのメールで迷惑メールと捉えて、読まれずそのままゴミ箱行きが確実です。

署名は絶対に忘れない

そして、メールの内容が終わったら、必ず文末に署名を入れてください。社会人は署名を見ることによってメールアドレスはもちろん、電話番号を把握して連絡を取り合うようにしているからです。署名には氏名・連絡先(メールアドレス、携帯電話番号)・大学学部名を記入して作成しましょう。

【すぐに使える署名フォーマット】

=============================
○○大学■■学部△年
◇◇◇ ◇◇◇
メールアドレス:
電話番号:
=============================

GmailやYahooなどのフリーメールを使う場合、設定で署名を登録することが出来ますので、一回一回のメールで署名を作ることなく署名付きのメールを送ることが可能です。

就活メール必見ポイント(4):分かりやすく箇条書きを使用

最後に、情報が複数に渡る場合は箇条書きを使いましょう。日程調整の候補、所感、質問事項等を書き出す際には箇条書きを使えば、読む社会人にとっても分かりやすいでしょう。例えば、次の日程調整の候補を箇条書きで書くのとだらだら長く書くのとでは分かりやすさがかなり違ってきます。だらだらと長い文章は読み手から文章を読む気を奪ってしまいます。

【日程調整候補の箇条書き例】

・11月12日(月)12:00~15:00
・11月13日(火)12:00~14:00
・11月14日(水)13:00~16:00

【日程調整候補の長文例】

11月12日(月)12:00~15:00、11月13日(火)12:00~14:00、11月14日(水)13:00~16:00

就活メールはビジネスの第一歩

ここまで、就活メールで抑えるべきポイントを解説してきましたが、何よりも重要なのはメールの受け手である社会人の立場に立ててメールが出来ているかどうかです。礼を欠いてはいけませんが逆に長文過ぎて趣旨が伝わらないメールでもいけません。就活が終わり、社会人になりましたら、ビジネスメールが社会人のビジネス基礎として必ず求められます。その際にもクライアントや取引先の立場に合ったコミュニケーションとしてメールが出来ているかどうかもビジネスを回すために必要となってきます。

本稿で紹介している就活メールも一つの予行演習のように捉えて取り組んで頂ければ、あなたのビジネスマンとしての将来に役立つでしょう。

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