就活では、複数社の選考が同時に進んでいく中で選考の日程が重なることや、時に体調不良で企業が指定した日時に参加できないこともあるかと思います。特に苦労してESを通過した企業への面接は何とか調整して受けたいものです。今回は人事側の視点から、面接の日程変更や調整についてのマナーをご紹介したいと思います。

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日程変更や調整を受けて企業側はどう感じているか?

いきなりですが、採用担当者に日程変更や調整の依頼をした際に、相手がどう思っているかは気になるところですよね。採用人数や応募者数に応じて企業の対応は様々かと思いますが、まず調整をすることにより、その受験者の優先順位が下がる可能性はあります。採用担当者は日々目まぐるしく受験者を面接し、次のステップへと送り込みます。最終面接では役員クラスの社員をアサインせねばならず、日程も柔軟に取れない場合があります。

従って、選考スケジュールにスムーズに乗った受験者から内定を出し、定員に達した場合は選考終了となり、内定獲得の機会を失う可能性はあります。従って、日程変更や調整をする場合は選考に進めないリスクを取る覚悟が必要です。社会人で言うと営業でやっと売り込みのアポが取れた企業に対して、変更を依頼するのと同じです。よほどお客様と関係が出来ていないと、簡単に調整はできないでしょう。

とは言え、どうしても志望度が高く何とか面接を受けたい場合に印象を下げない方法

上述では厳しいことを申し上げましたが、どうにもならない場合もあるかと思います。皆さんは就活生ですから、学業が本業ですし、突発的な体調不良もあるでしょう。その場合は、その熱意を必ず電話で伝えましょう。そして、必ずメールで重ねてお願いと調整が出来た場合は、そのお礼をすると効果的です。採用担当も人間ですので、熱意のある人を簡単には切り捨てません。そこであっさり、さようならというスタンスの企業であれば、諦めると良いと思います。

日程変更や調整で押さえておきたいポイント

続いて、一般的なマナーについてポイントを紹介してみたいと思います。

1、面接の変更や調整が必要となった場合は即メールと電話で連絡

企業へ個別に連絡を入れることは、少し心理的にハードルが高く、後回しにしてしまうこともあるかと思いますが、面接の日程変更や調整が分かった時点ですぐに連絡を入れましょう。指定された日時までに期間がある場合は、一度メールにて連絡を入れ、返信が無ければ、翌日には電話で再度連絡を入れ、確実に採用担当と連絡のやり取りを実施しましょう。採用担当をしているとよくあるのですが、面接日の前日や前々日に変更の連絡が集中します。色々な理由を述べられますが、薄々連絡を先延ばしにしていたことが読み取れてしまいます。“志望度の低い受験者”という分類にされないためにも、早く連絡することを心がけましょう。

2、 前日や当日の変更や調整は必ず電話で連絡する

当たり前ではありますが、メールは読まれるまで相手に伝達されない訳ですから、直ぐにでも相手に連絡が必要な場合は電話で連絡です。前日や当日ですと採用担当もすでに面接を実施する想定でいます。ベストは当日の朝一には必ず連絡を入れることです。仮にその面接が会社幹部との面接だった場合、連絡が遅くなったことにより、幹部社員の時間を無駄にし、採用担当の顔に泥を塗る可能性もあります。その時点で試合終了です。企業の採用活動では様々な人が関わっており、調整や変更が大変な場合もあることを十分理解しておくことが大切です。

面接の日程調整や変更で使えるメールテンプレート

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件名「面接日時変更のお願い」

★ポイント メールタイトルは一目で内容が分かるように

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇様

★ポイント 宛先を必ず明記する

いつも大変お世話になっております。〇〇大学〇〇部の〇〇でございます。

★ポイント 必ず自分から名乗る

この度は次回面接のご連絡頂き大変ありがとうございます。次のステップに進むことができ、大変嬉しく思います。

★ポイント まずは面接のオファーに対してお礼を述べる

頂いた日時ですが、大変申し訳御座いませんが、どうしても出席しなければならない授業が入っており、参加が難しい状況で御座います。

★ポイント 本当の理由は語らず、学業を理由にすると無難

誠に恐れ入りますが、以下の日時にてご調整頂くことは可能でしょうか?

★ポイント 採用担当が日程調整し易いように、自分の都合が付く日時を提示する

xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜17:00

xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00

xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜12:00

こちらの都合で大変恐縮では御座いますが、何卒ご検討のほど宜しくお願い致します。

★ポイント 再度、お礼を述べる

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〇〇大学〇〇学部〇〇学科

採用太郎

TEL: ×××-××××-×××

e-mail: ×××@.com

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

★ポイント 必ず署名をメール末尾に入れる。これでこのメールが全文であることも示せる。

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メールにて熱意を伝え、志望度が高いことをアピールする

先にも述べた通りですが、面接の日程変更や調整にて採用担当の優先順位が下がってしまう可能性がありますが、対応次第では、良い印象を残し、逆にアピールに繋がることもあります。例えば、最も簡単な方法ですが、採用担当から日程変更の受付完了のメールを受け取った際に、「当日は頂いた機会を無駄にしないよう、精一杯頑張ります。」と一言返信メールに添えるだけで印象が大きく違います。少しでもチャンスを失わないように工夫してみましょう。

まとめ

面接の日程変更や調整におけるマナーを紹介してきました。就活では必ず経験することですが、社会人になると毎日のようにスケジュールの変更が発生しますので、この機会に練習しておくと良いかと思います。日々学ぶことが多く大変かと思いますが、一生懸命に就活に取り組むことは、社会人生活の基礎固めになりますので、是非全力で取り組んでみて下さい。

 

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