就活における正しい電話のかけ方とビジネスマナー

就活における正しい電話のかけ方とビジネスマナー

就職活動では急に社会人と接することも増えて、正しい対応の仕方に悩まれる方も多いと思います。社会に出ると必ずマナーに沿った行動が求められるわけですが、日々ついて回るのが電話によるやり取りです。就活でも意外と緊張するのが電話対応かと思います。

今回は人事担当者の目線から就活における電話のかけ方について、マナーや電話をするメリット等を交え、解説します。就活だけではなく、社会に出てからも役立つ情報としてご覧ください。

就活における電話をかけるべき場面

就活における企業とのやり取りはメールが主になりがちですが、電話によるやり取りは時に就活を有利に進め、また社会人になるための経験値の獲得に繋がることを理解し、実践すべきビジネスマナーの一つです。以下は就活において電話をかけた方が良い場面についての解説です。

１、一次面接合格後の二次面接の前日
一次面接の合格通知とともに面接の詳細を伝えられているはずですが、改めて電話で日時、場所の確認をしておきましょう。また一言「明日は頑張って面接を突破します！」と一言気合を伝えても良いでしょう。一次面接の後に実施する理由ですが、一次面接を突破した時点で、採用担当者にはあなたに多少の愛着が沸いている可能性があり、二次面接を突破して欲しいという思いがあるはずです。そこにアピールできれば、二次面接官への推しを入れてもらえる可能性があります。ビジネスの世界では、念押しは必須であり、物事を上手く進める上で必要なセンスです。

２、最終面接への案内をもらったタイミングと面接の前日
意味合いとしては、上述の内容とほぼ同じです。最終面接への招待状は最終面接までに対応してくれた面接官としては、あなたを合格と見ています。最後に一押し、アピールという意味合いを込めて、電話でお礼と意気込みを伝えましょう。また、前日の連絡ですが、人事担当者としては、役員レベルをアサインしている面接において、面接当日に就活生が来ないという状況は惨事です。その不安を取り除き、人事担当者との距離を縮めるチャンスです。皆さんのゴールは内定を獲得することではなく、その先にある理想のキャリアを形成することにあるはずですので、配属の権限を持つ人事に顔を売っておきましょう。

面接の日程変更や調整の際のマナーを知りたい方は下記の記事をご覧ください。

面接の日程変更や調整の際のマナーと評価を下げないための心得

３、選考辞退の連絡
最も電話をかけ難い場面です。しかしながら、ここはビジネスマナーとして必ず電話にて辞退の連絡を伝えたいところです。特に、最終面接、内定の辞退においては必須です。特に同業者や同業界に絞って就活をしている場合、会社に入った後、自分のお客様になる可能性や狭い業界で噂が流れることもあるかもしれません。ちょっとした手間ではありますが、社会人としての意識を持ち、丁寧な対応を心がけましょう。

内定辞退を伝える場合は下記の記事も参考にご覧ください。

「内定辞退はいつまでに？メールか手紙か電話か？【例文あり】」

電話をかける前に知っておくべきこと

１、電話をかける時間帯を選ぶ

避ける時間帯　＝　9:00～10:00、12:00～13:00、17:30

朝一はミーティングや一日の準備、前日の対応等で最も忙しく、邪魔をする可能性があり、避けるべきです。また、昼休みは当然、避けましょう。最後に17:30以降ですが、就業時間後の連絡になるので、極力避けましょう。

　望ましい時間帯　＝　11:00～12:00、13:00～17:30

もしあなたの電話で人事担当者に対応事項が発生する場合、その時間を考慮し、13時ごろに電話を掛け、人事担当者に残業が発生しないように配慮する思考ができれば、一歩レベルの高いビジネスマナーになります。

２、電話を掛ける場所は電波が良く、雑音等が入らない静かな場所を選ぶ

３、電話する前に用件を簡潔にまとめたメモを用意し、スムーズに会話ができるようにする。

４、メモ帳やスケジュール帳を手元に用意しておき、聞き漏らしにより再度電話をすることが無いように準備しておく。

就活塾的アドバイス：具体的な電話の掛け方とマナー

では、就活塾的に電話のかけ方、マナーについて実例をご紹介します。

１、必ず最初に名乗る

　　お忙しいところ大変恐れ入ります、私〇〇大学の〇〇と申します。

２、相手を呼び出す

　恐れ入りますが、〇〇課の〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか？

３、相手が不在の場合

恐れ入りますが、何時ごろお戻りになりますでしょうか？その頃に改めさせていただききます。私から電話あった旨だけお伝えいただけると幸いです。

４、取り次いでもらった場合

お忙しいところ失礼致します。〇〇大学の〇〇でございます。〇〇の件でお電話させて頂きました。ただいまお時間よろしいでしょうか？

５、メモを取り、最後に復唱する。

相手から確認したいことを聞けた際には必ずメモを取り、最後に内容を復唱し、確認しましょう。緊張するかと思いますが、改めて電話することのないよう気を引き締めてかかりましょう。

６、電話は相手が切るまで切らない

これは電話を掛けた側のマナーです。自分は用件が済んでいるが、相手が追加の用件ある場合もありますし、電話を切られる際の音は相手に不快感を残す可能性があります。最後に丁寧にお礼を述べて、向こうが受話器を置くまで待ちましょう。

就活塾的まとめ

就活における電話のかけ方についてご紹介しました。就活塾でもアドバイスする大事な項目です。
人事採用担当をしていた時、電話をくれる就活生の方は一握りでした。そのため電話を学生については、しっかりと印象に残ったのも事実です。繰り返しになりますが、電話によるやり取りはビジネスマナーとして必要ですし、皆さんの就活をちょっとだけ有利に進められる手法ですので、改めてその大切さを理解し、実践してみて下さい。